Privacyverklaring

Datum: oktober 2025

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Vereniging ARM (hierna: “de vereniging”) verwerkt van haar leden, ouders/verzorgers van leden, donateurs, vrijwilligers en andere contactpersonen. Wij verwerken deze persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

Wij adviseren je om deze privacyverklaring goed door te lezen.

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

Vereniging ARM
Zomerkade 228 1273 ST Huizen

Tel.: 035-5233782

e-mail: info@verenigingarm.nl
KvK: 40124907

2. Welke gegevens verwerkt de vereniging en waarom?

2.1 Leden- en donateursadministratie

In het kader van de leden- en donateursadministratie kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt van leden, ouders/verzorgers van leden, en van donateurs:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• geslacht;
• geboortedatum;
• telefoonnummer;
• e-mailadres; en
• bankrekeningnummer.

De vereniging verwerkt deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• voor de administratie van en contact over het lidmaatschap (donateurschap) en de eventuele opzegging daarvan;
• voor de verstrekking van aangevraagde informatie of het afhandelen van de verkregen informatie;
• voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de door de vereniging georganiseerde diensten, activiteiten en enquêtes;
• voor het versturen van informatie aangaande de vereniging (zoals verenigingsstukken), anorectale malformatie in het algemeen en gerelateerde informatie die van interesse kan zijn voor leden of donateurs;  
• voor het versturen van het verenigingsblad de erVAring;
• om betalingen, bijvoorbeeld van het lidmaatschapsgeld of donateurschapsgeld af te wikkelen; en
• om te vragen naar de ervaringen met de vereniging, de eventuele reden van opzegging en te informeren over de voordelen van het lidmaatschap (donateurschap) van de vereniging.

Het is mogelijk om je af te melden voor het ontvangen van e-mails (via ledenadministratie@verenigingarm.nl). Leden dienen zich er echter van bewust te zijn dat zij relevante informatie, zoals uitnodigingen voor activiteiten van de vereniging, dan niet zullen ontvangen. 

De gegevens in de leden- en donateursadministratie zijn uitsluitend zichtbaar voor de ledenadministratie en het bestuur van de vereniging. 

De vereniging verwerkt en bewaart persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap (donateurschap) en tot een jaar volgend op het jaar waarop het lidmaatschap (donateurschap) eindigt. Hierna zullen persoonsgegevens worden verwijderd, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven. Ook kunnen wij persoonsgegevens langer bewaren indien de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven. 

2.2 Vrijwilligers

De vereniging verwerkt gegevens van haar vrijwilligers. De volgende gegevens worden verwerkt:

• naam;
• contactgegevens (e-mailadres, woonadres en eventueel het telefoonnummer); 
• bankrekeningnummer; en
• een verklaring omtrent het gedrag (VOG) (indien nodig).

De vereniging verwerkt deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• om contact te onderhouden met de vrijwilliger, bijvoorbeeld aangaande de activiteiten die georganiseerd worden door de vrijwilliger;
• voor het versturen van uitnodigingen, bijvoorbeeld voor de vrijwilligersdag;
• voor het versturen van eventuele andere relevante informatie;
• voor het vergoeden van gemaakte kosten en het overmaken van een eventuele vrijwilligersvergoeding; 
• om op te nemen in de erVAring (zie paragraaf 2.3); en
• een VOG wordt opgevraagd indien dit gelet op de werkzaamheden van de vrijwilliger noodzakelijk is.

Deze gegevens zijn zichtbaar voor het bestuur van de vereniging. De vereniging bewaart deze gegevens zo lang als dat noodzakelijk is in het kader van het vrijwilligerschap.

2.3 Verenigingsblad erVAring

In het verenigingsblad de erVAring zijn diverse persoonsgegevens opgenomen. Gegevens die in iedere erVAring zijn opgenomen zijn de namen en (verenigings)e-mailadressen van de reactie, het bestuur, de ledenadministratie en verschillende vrijwilligers van de vereniging, voor zover relevant. Deze gegevens zijn opgenomen omdat het voor leden relevant kan zijn om contact met deze personen op te nemen.

Daarnaast zijn er in de erVAring persoonlijke verhalen, ervaringen, verslagen, foto’s, columns, en andere artikelen opgenomen. Deze publicaties zijn bedoeld voor leden en donateurs van de vereniging in het kader van informatievoorziening aangaande anorectale malformatie of gerelateerde zaken, de vereniging en het delen van ervaringen van lotgenoten en specialisten. Deze publicaties zijn uitsluitend opgenomen met toestemming van de betrokkenen.

Op activiteiten van de vereniging kunnen foto’s worden gemaakt die worden gedeeld in de erVAring. Deze foto’s worden gepubliceerd met toestemming (schriftelijk dan wel mondeling) van de betrokkenen. 

De erVAring wordt in fysieke vorm verstuurd aan leden en donateurs van de vereniging en aan relevante zorgverleners en enkele andere belanghebbenden. Ook kan de erVAring worden verstrekt door artsen aan patiënten met anorectale malformatie om hen te attenderen op de vereniging. 

2.4 Organisatie van activiteiten

In het kader van de organisatie van activiteiten kan het zijn dat de vereniging persoonsgegevens opvraagt van deelnemers. In aanvulling op de gegevens die genoemd zijn in paragraaf 2.1, gaat het bijvoorbeeld om de namen en leeftijden van overige deelnemers (gezinsleden van het lid van de vereniging) en eventuele dieetwensen. De vereniging vraagt om deze gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de organisatie van de activiteit. De gegevens worden bewaard zolang als dat nodig is het kader van de organisatie. 

Voor de organisatie van activiteiten kan het zijn dat de vereniging persoonsgegevens van deelnemers moet doorgeven aan andere partijen. De vereniging doet dit uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de organisatie. 

Tijdens de activiteiten kunnen er foto’s worden gemaakt door andere deelnemers of de organisatie, met als doel deze te delen in het verenigingsblad erVAring. Hiervoor zal toestemming worden gevraagd. Dit kan zowel schriftelijk als mondeling worden gedaan. Zie in dit kader ook paragraaf 2.3. 

2.5 Overige contacten

De vereniging verwerkt persoonsgegevens van overige contacten, zoals artsen, andere specialisten op het gebied van anorectale malformatie of sponsoren. In dit kader verwerkt de vereniging namen, contactgegevens en eventueel het bankrekeningnummer.

De vereniging verwerkt deze gegevens om contact te houden en voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de door de vereniging georganiseerde relevante diensten en activiteiten. De gegevens zijn zichtbaar voor het bestuur. De gegevens zullen worden bewaard zolang als dat noodzakelijk is in het kader van de relatie.

3. Doorgifte van persoonsgegevens

Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de vereniging gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerkers. Denk hierbij aan de software voor de ledenadministratie, boekhouding en de online kantooromgeving. Deze verwerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de vereniging. Met de verwerkers heeft de vereniging een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter bescherming van de persoonsgegevens en deze uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de AVG.

4. Rechten, vragen en klachten

4.1 Rechten

Via de ledenadministratie (ledenadministratie@verenigingarm.nl) kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen, te verwijderen of om bezwaar te maken tegen (verdere) verwerking. De vereniging zal je verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en je, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien de vereniging je verzoek niet inwilligt zal zij dat altijd nader toelichten. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de vereniging op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren.

4.2  Vragen en klachten

Eventuele andere vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunnen worden gericht aan de secretaris van de vereniging (secretaris@verenigingarm.nl).

Indien je klachten hebt over de wijze waarop de vereniging je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je eveneens contact opnemen met de secretaris van de vereniging. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep doen op de bevoegde rechter. 

5. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig de privacyverklaring te bekijken.